Algemene Ledenvergadering 2018

Verslag algemene Ledenvergadering (jaarvergadering)

DINSDAG 13 FEBRUARI 2018

Locatie: Clubgebouw TCH, aanvang 20.00 uur.

AGENDA

  1. Opening van de vergadering door de voorzitter.
  2. Vaststellen en goedkeuring Notulen van de jaarvergadering van 24 januari 2017
  3. Stukken, mededelingen vanuit het bestuur.
  4. Statutenwijziging
    HET ONTWERP VAN DE STATUTENWIJZIGING, OPGESTELD DOOR NOTARIS LENDERINK, ZAL VANAF 23 JANUARI 2018 TER INZAGE LIGGEN IN HET CLUBGEBOUW VAN TCH.
  5. Samenwerking met de tennisverenigingen binnen de gemeente Haaksbergen.
  6. Aanscherping drank en horecawet.
  7. Vaststellen Financieel Jaarverslag 2017.
  8. Vaststellen jaarverslagen 2017 van diverse Commissies.
  9. Verslag Kascontrole.
  10. Decharge Penningmeester.
  11. Benoeming lid Kascommissie en reserve-lid Kascommissie.
  12. Vaststellen Begroting 2018.
  13. Rondvraag.

Wim ten Asbroek, Secretaris.


Notulen algemene ledenvergadering TC Haaksbergen

Gehouden op dinsdag 13 februari 2018

Aanwezig: Naast voltallig bestuur, 17 leden, conform de presentielijst.

Afmeldingen: Gerrit Sloot, Gerrit en Conny Olink, Johan Noordink, Jan Bosma, Jan Horsselenberg en Rene Bussink.

1          Opening

Avondvoorzitter Rob Snel opent de vergadering om 20.00 uur en bedankt de leden voor hun aanwezigheid. Rob wijst de aanwezigen op twee agendapunten nl. de statuut wijziging en recht van opstal. Van deze agendapunten worden nieuwe notariële akten opgesteld, waarvoor toestemming nodig is tijdens deze vergadering.  De club stat er niet goed voor en het is zorgelijk zoals het ledental zich ontwikkeld. Daardoor zijn we met onze financiën in een scherpe negatieve spiraal terecht gekomen. We moeten daarom samen de nodige initiatieven ontplooien om deze ontwikkeling een halt toe te roepen, en daartoe roept het bestuur de leden nu op.

2          Vaststellen en goedkeuring notulen van de vorige ALV van 2017

Vanuit de vergadering komen geen verdere op- of aanmerkingen, zodat deze notulen worden goedgekeurd.

3          Stukken, mededelingen vanuit het bestuur.

Dit jaar is er geen wijziging in de bestuurssamenstelling.

Recht van opstal van de Stichting Groot Scholtenhagen, voor de tennisbanen. Door in de toekomst 1 adres te hanteren (nl. Dievelaarslaan 6) wordt er eenmaal rioolbelasting gerekend, en krijgen we daardoor een financieel voordeel. In een aangepaste notariële akte zal dit vermeld worden. De vergadering gaat hiermee unaniem akkoord.

Er zijn nogal problemen met de bezetting van de bardienst waardoor verschillende leden extra moeten worden opgeroepen. Voorstel is om exclusief de jeugdleden t/m 16 jaar, in 2019 een heffing van 30 Euro in te voeren bij leden die niet willen of kunnen meedraaien in de bardienst. De vergadering gaat hiermee unaniem akkoord.

Er zijn pasjes ingevoerd voor de contributie van ondersteunende leden (huidig bedrag bedraagt 28 Euro per jaar).

We heffen geen baanhuur voor TVV als deze vereniging gebruik maakt van onze banen tijdens de competitie.

Eric Wielens inventariseert belangstellenden voor uitleg AED of cursus hiervoor. Offerte hiervoor is in de maak. Opgave hiervoor bij Eric Wielens. Opgave na de vergadering al 12 personen.

Ons ledenbestand loopt elk jaar met 10 tot 15 personen terug. Momenteel heeft onze vereniging 230 leden. Dit moet gestopt worden om in de toekomst een gezonde vereniging te garanderen. Hoe te komen tot een ledenaanwas ? Het bestuur wil een TASK FORCE groep, die ideeen vormt en evt. uitvoert om dit om te buigen. Het bestuur stelt hiervoor 1000 Euro ter beschikking om e.e.a. te financieren. De bedoeling is dat Marcel ter Huurne deze groep leidt, waarbij uit elke commissie minstens 1 lid hiervan deel uitmaakt. Ook is het de bedoeling dat een aantal clubleden hierin zitting nemen. Bij deze een dringende oproep aan onze leden: Wie heeft er belangstelling om een paar keer deel te nemen in deze discussiegroep ? Graag aanmelden bij Marcel ter Huurne.

Nederland doet (NL Doet) is 9 en 10 maart. Deze dagen willen we met zoveel mogelijk leden ons park opknappen voor dit tennisjaar. Graag aanmelden bij Marcel ter Huurne.

Ons baanonderhoud is tot nu toe met zeer grote tevredenheid vanuit TCH, uitgevoerd door Jan Horsselenberg en Gerrit Wijlens. Onze welgemene dank daarvoor. Zij zijn hier vooral in de zomertijd ongeveer 6 tot 7 uur druk mee. De heren hebben te kennen gegeven daarmee te willen stoppen.  Wie heeft binnen de vereniging zin om hun taken over te nemen. De vergoeding hiervoor bedraagt 750 Euro p.p. Indien we geen mensen binnen de club kunnen krijgen zullen we moeten zoeken buiten de vereniging.

4          Statutenwijziging.

Het ontwerp van de wijziging in onze statuten heeft ter inzage 3 weken in ons clubgebouw gelegen. Belangrijkste wijzigingen daarin zijn: De bestuurssamenstelling met voorzitter cq. vice voorzitter en secretaris cq. vice secretaris. Verder kan info digitaal doorgegeven worden. Dit voorstel is aan de vergadering voorgelegd. Bij stemming ging iedereen unaniem akkoord met de wijziging.

5          Beperkte samenwerking met tennisverenigingen binnen de gemeente Haaksbergen.

Er is een aantal keren vergaderd met TVV, Grintenbosch en de Hoeve. Belangrijke aandachtpunten daarbij zijn: hoe zien we onze toekomst, hoe kunnen we daar op inspelen (leegloop) en hoe kunnen we door samenwerking kosten besparen (bv gezamenlijk inkopen). TVV is daarbij positief, Grintenbosch is niet bepaald enthousiast. De Hoeve doet nog maar kort mee.

6          Aanscherping drank en horecawet.

De gemeente zal hierop extra toezien i.v.m. o.a.

Geen alcohol aan jeugd < 18 jaar

Aanvraag vernieuwde Drank- en Horecawet. Indien bij bardienst geen leidinggevende aanwezig is, zal minimaal 1 bardienstmedewerker een IVA (Instructie Verantwoord Alcohol schenken) moeten hebben. Hiervoor wordt op 1 avond een cursus gegeven. Eric Wielens inventariseert belangstellenden hiervoor. Opgave na de jaarvergadering 8 personen, maar we doen een extra beroep op mensen die kantinedienst draaien hieraan mee te doen.

Sluiting clubgebouw 1,5 uur na laatste wedstrijd

We mogen niet concurreren met horeca, dus feestjes die niets met de club te maken hebben mogen niet meer plaatsvinden.

De bridgers bij TCH moeten ondersteunend lid zijn van onze vereniging.

7          Vaststellen financieel jaarverslag 2017.

Hierover geen opmerkingen vanuit de vergadering. De conclusie van de penningmeester luidt dat we met en verlies hebben gedraaid van ruim 10.000 euro. De grootste oorzaken zijn de terugloop van de leden en de kantine omzet.

8          Jaarverslagen commissies.

Allen jaarverslagen van de diverse commissies zijn prima weergegeven via nieuwsbrieven en website. De leden hebben hierover geen aanvullende vragen gesteld.

9          Verslag kascommissie.

De kascommissie bestaande uit de leden Paul ten Thije o/g Boonkkamp en Stefan Wijlens hebben de kas en boeken gecontroleerd en geen bijzonderheden geconstateerd. Zij hebben de secretaris schriftelijk gerapporteerd dat de cijfers een betrouwbaar financieel beeld geven van de vereniging. De voorzitter bedankt hen voor de controle.

10        Decharge penningmeester.

Het voorstel van de kascommissie is om de penningmeester voor haar vastlegging en rapportage van 2017 decharge te verlenen. Dit wordt door de vergadering met instemming geaccepteerd.

11        Kascommissie met reserve lid.

Deze bestaat voor 2018 uit Stefan Wijlens en Niels Wildenborg (als reserve lid).

12        Begroting 2018

Uit de begroting blijkt dat de vereniging het komende een tekort gaat lijden van 13.500 Euro. Oorzaak minder opbrengsten uit contributies, kantineopbrengst en sponsoring. Bij de sponsoring missen we het 3 jaarlijks bedrag van het TKH tornooi van 3000 Euro. Acties die hiervoor worden voorgesteld: TASK FORCE om nieuwe leden te winnen en uitbreiding van de sponsorcommissie. De vergadering gaat akkoord met de begroting.

13        Rondvraag

Wim Bosch heeft veel waardering voor de manier van aanpak van het bestuur.

Truus Leferink vraagt om alle kampioen teams te vermelden in de Twentsche Courant en Rondom Haaksbergen (actie Herman en Koen)

Koen Zieleman vraagt naar betere vermelding om de tennisbanen van TCH te bereiken, en idem het parkeren. Ades vermelden bij bezoekende clubs: Dievelaarslaan 6, ingang via Scholtenhagenweg, parkeren op parkeerplaats tegenover v.v. HSC 21. (Herman zal dit bij de competitiewedstrijden vermelden aan bezoekende clubs).

14        Samengevat de belangrijkste besluiten en actiepunten in 2018

  • Akkoord over akte m.b.t. statuten wijziging.
  • Akkoord met het verkrijgen van het recht van opstal, voor de tennisbanen.
  • Akkoord over bezetting bardienst met daarin de compensatie van 30 Euro bij geen bardienst > 18 jaar.
  • Uitbreiding sponsorcommissie met 2 mensen
  • Instellen TASK FORCE i.v.m. ledenwerving.
  • Voorlichting avond AED.
  • Voorlichting avond ( IVA) voor mensen die kantinedienst draaien (omgaan met vernieuwde drank en horecawet).
  • Actiepunt. Wie wil tegen vergoeding helpen met periodiek baanonderhoud ?

15       Sluiting

De voorzitter sluit de vergadering om 22.00 uur, en dankt alle leden voor de belangstelling en inbreng.

Secretariaat, Wim ten Asbroek en Eric Wielens