Algemene Ledenvergadering 2017

Notulen Algemene Ledenvergadering TC Haaksbergen

dinsdag 24 januari 2017

Aanwezig : naast voltallig bestuur, 38 leden, conform presentielijst
Afmeldingen:  bij secretaris- Tonny Wolf, Wil Eeken, Truus Leferink, Gerrit Sloot, Remy Remmelts, Arjan Prins

1. Opening

Avondvoorzitter – Johan Noordink – opent om 20.05 uur de vergadering en bedankt de leden voor deze grote opkomst.

2. Binnengekomen stukken en mededelingen

• 1 telefonische afmelding 5 digitale afmeldingen.
• Via Truus Leferink  komen vragen over notulen ALV 26 januari 2016 & vragen tbv de rondvraag.
• Hette vd Giessen biedt , na een zolderopruiming bij hem thuis, ter vergadering de origineel door de    gemeente in 1998 getekende bouwvergunning aan.

3. Vaststellen en goedkeuring notulen jaarvergadering 26 januari 2016

Truus Leferink  schriftelijk
• Merkt op dat de rondvraag “speeltoestellen” niet is gevraagd door Corrine Holtkamp maar door Truus Leferink;
• Financiële compensatie jeugd indien 3 maanden getraind wordt bij Grintebos is door bestuur onderzocht maar vanwege de hoge vraagprijs van directie Grintebos afgewezen;
• Truus heeft via bestuur of Cie onvoldoende antwoord ontvangen op de vraag welke actie ondernomen is tbv leden die zich voor deelname aan een Cie of activiteit hebben opgegeven.

Vanuit de vergadering komen geen verdere op of aanmerkingen, zodat deze notulen worden goedgekeurd.

4. Vaststellen financieel jaarverslag 2016

Het financieel jaarverslag wordt onderdeel voor onderdeel besproken. Vanuit de leden komen navolgende vragen:
• De ledenlijst komt op verzoek van de leden dit jaar weer op papier.
• De recreantencie stopt. Het positief saldo is overgemaakt richting de penningmeester.
• Ten behoeve van de opstalverzekering (voorkomen onderverzekering) heeft taxatie van clubgebouw en park plaatsgevonden, elektra dient nog gekeurd conform NEN.
• Onze liquiditeit  heeft jaarlijks een positief saldo van ca € 7500,- maar binnen enkele jaren zijn aantal grote uitgaven te verwachten zoals baan ( 1 t/m 4) renovatie, aanleg van LED verlichting en renovatie van ons hekwerk. Investering in een Padelbaan (kosten ca €60.000,-) krijgt prioriteit nr 4.

Verder komen er vanuit de leden geen aanvullende vragen.

5. Vaststellen jaarverslagen 2016 van  diverse commissies

Alle jaarverslagen zijn in te zien via nieuwsbrief en website. Leden stellen geen aanvullende vragen.

6. Verslag kascontrole

De kascommissie leden Paul ten Thije en Thea van de Stadt hebben de kas en boeken apart van elkaar gecontroleerd en geen bijzonderheden geconstateerd. Ze zijn van mening dat de cijfers en betrouwbaar financieel beeld geeft van de vereniging. De kascommissie stelt daarom de leden voor, de penningmeester voor haar verslaglegging over 2016 decharge te verlenen.

7. Decharge penningmeester

Het voorstel van de kascommissie wordt met instemming van alle leden aangenomen.

8. Benoeming lid kascommissie en reserve lid kascommissie

Reservelid Stefan Wijlens treedt in 2017 toe tot de kascommissie, als nieuw reservelid wordt gekozen René Bussink.

9. Vaststellen begroting 2017

Het bestuur voorziet de volgende investeringen voor de komende 5 jaar
• Baanrenovatie van banen 1 t/m 4. Prognose kosten ca € 80.000
• LED verlichting en armaturen. Herman Schrooten en Marcel ter Huurne hebben Smash Borne en Topspinners Enschede bezocht om daar de LED verlichting te beoordelen. In plaats van de minimale KNLTB norm van 350 lux gaat de voorkeur naar 500 lux baanverlichting (heeft TCH momenteel ook op de banen 1 t/m 4) uit. De huidige netto investering komt uit op ca € 7500 per baan met een terugverdientijd van ca 12 jaar. De verwachting is dat de LED lampen (niet de armaturen) spoedig verder in prijs dalen. Vanuit de vergadering komt de opmerking dat bij LED, een lagere aansluitwaarde past met een lager vastrecht, waardoor de terugverdientijd korter wordt dan de genoemde 12 jaar.
• Ons hekwerk vereist renovatie. Kosten hiervan nog niet bekend.

10. Vaststellen contributie 2017

Het bestuur stelt voor,  in het licht van grote investeringen voor de toekomst, de jaarcontributie  -Senioren- met € 7.50 te verhogen naar € 132.50 . De contributie voor Junioren stijgt met € 5,- naar respectievelijk € 57,- € 31,- of € 18,- per jaar.

11. Verkiezing en benoeming bestuursleden

• Piet vd Slik stopt na ca 20 jaar met de ledenadministratie. Het bestuur bedankt hem voor zijn vele en nauwkeurige werk. Marcel ter Huurne neemt, nu in 2016 de KNLTB met software KNLTB-Club is         gekomen, deze taak over van Piet.
• Cor Kramer, Berdien Peet en Stien Konings (ook ca 20 jaar) stoppen met de recreantencie.
• Johan Noordink stopt na 6 jaar als secretaris.

Het bestuur is blij dat 4 leden (Rob Snel, Wim Kok, Eric Wielens & Wim ten Asbroek) willen toetreden tot het bestuur, waarbij Rob Snel als voorzitter  kan worden benoemd en Wim Kok als vicevoorzitter.

Alle leden gaan unaniem en met applaus akkoord met dit voorstel.

Nadat het nieuwe bestuur is gekozen stelt het nieuwe bestuur zich voor aan de leden en licht de duo banen voorzitterschap en secretariaat toe. Hierna  bedankt de nieuwe voorzitter de afgetreden bestuursleden Cor Kramer en Johan Noordink voor hun 5 resp. 6 jarige periode als bestuurslid van TCH.

12. Rondvraag

1. Johan Noordink deelt mee dat Corrine Holtkamp de functie van bestuurslid jeugd in 2016 heeft          overgenomen van Sylvia Woldringh.

2. Een drietal  vragen van Truus Leferink worden meegenomen naar eerstvolgende bestuursvergadering.
Onderwerpen:
• Waar en hoe onkosten (kilometervergoeding) te declareren voor leider jeugdteam bij uitwedstrijden bijv Apeldoorn, Deventer, Doetinchem?
• Wanneer worden de toernooi vlaggetjes weggehaald?
• Welke activiteiten gaan bestuur resp Cie ondernemen tbv werving nieuwe leden?

3. Ken Kleinhesseling stelt dat door gewijzigde fiscale wetgeving onze trainer als ZZPer nu met de vereniging een DBA overeenkomst dient aan te gaan.

4. Ken “mist” de verenigingsvlag die hij de vereniging cadeau heeft geschonken. De vlag is kapot gewaaid,  reparatie hiervan ligt bij  het nieuwe bestuur.

5. Jelle ter Braak noemt de nieuwe toernooicie met 5 leden. Hij verzoekt het nieuwe bestuur minimaal 2 personen aan te melden voor een cursus toernooileider bij de KNLTB.

6.Peter Griffioen doet de suggestie – als voetballers stoppen met voetbal- hen actief te benaderen voor de tennissen bij TCH. Deze 30-40 jarigen zijn een perfecte doelgroep voor TCH.

13. Sluiting

Onze dagvoorzitter sluit om 21.00 uur de vergadering, dankt alle leden voor hun inbreng en nodigt de leden uit voor een consumptie.

Cor Kramer (Notulist)

Voor een afdrukbare versie klik hieronder:

Downloaden (PDF, 87KB)


Uitnodiging voor de leden van Tennis Club Haaksbergen tot het bijwonen van de

Algemene Ledenvergadering (jaarvergadering), welke zal worden gehouden op:

DINSDAG 24 JANUARI 2017

 Locatie: Clubgebouw TCH en aanvang 20.00 uur.

AGENDA

  1. Opening van de vergadering door de Secretaris.
  2. Binnengekomen stukken en mededelingen.
  3. Vaststellen en goedkeuring Notulen jaarvergadering 26-1-2016.
  4. Vaststellen Financieel Jaarverslag 2016.
  5. Vaststellen Jaarverslagen 2016 van diverse Commissies.
  6. Verslag Kascontrole.
  7. Decharge Penningmeester.
  8. Benoeming lid Kascommissie en reserve-lid Kascommissie
  9. Vaststellen Begroting 2017.
  10. Vaststellen Contributie 2017
  11. Verkiezing en benoeming Bestuursleden.
  12. Rondvraag
  13. Sluiting

 Johan Noordink  (Secretaris)


TOELICHTING.

Ad.2
Nog lopende: Opstellen akte Recht van Opstal en aanpassen Statuten door Notaris zijn alle gegevens en documenten opgestuurd naar Notaris.

Vervanging huidige vergunning inzake Drank/ en Horecawet nog in behandeling bij de Gemeente.

Ad 3.
De notulen van de jaarvergadering van 26-1-2016 zijn vermeld in het Nieuwsbulletin van 1 februari 2016.
Ook hier terug te lezen, klik hier

Ad 4.
Het financiële verslag 2016 en de daarbij behorende financiële bescheiden worden in de vergadering behandeld.

Ad 5.
Jaarverslagen van de diverse commissies staan vermeld op onze website, de link hiervoor is (klik hier).

Marcel ter Huurne zal verslag uitbrengen omtrent aanschaffen van LED-lampen met de daarbij behorende consequenties en besparingen van elektra. Bestuur is van mening om deze investering voor de komende jaren te plannen na renovatie van de banen 1 t/m 4.

Door Arjan Prins en Jelle ter Braak zijn wat mogelijkheden onderzocht omtrent het nieuwste fenomeen van een Padelbaan, waaronder bezoek aan TC-Neede die een Padelbaan hebben aangeschaft op hun park.  Hier is het Bestuur van mening dat het nog te vroeg is om de juiste conclusies te trekken (o.a. meer leden). Vergt een Investering van ca € 60.000,-

Ad 6.
Verslag van Kascontrole wordt door 1 lid van de commissie mondeling toegelicht.

Ad 8.
Ter vergadering zal na aftreden van een lid een nieuw lid worden benoemd.

Ad 9.
De begroting 2017 zal door de Penningmeester tijdens de vergadering worden behandeld met de daarbij behorende bescheiden.

Ad 10.
Het Bestuur stelt voor de contributie van de Senioren te verhogen tot € 132,50 wat een verhoging betekent van € 7,50.

De contributie van de Jeugdleden zullen per categorie met € 5,- worden verhoogd, welke dan na de verhoging € 57,-, resp. € 31,- en € 18,-  gaan bedragen.

Ad 11.
De huidige Secretaris als mede onze Ledenadministrateur hebben te kennen gegevens te willen stoppen met hun werkzaamheden.

Ook de huidige Recreantencommissie stopt te bestaan, de drie leden beëindigen hun functie.

De functie van Voorzitter is nog steeds vacant.
Maar met gepaste vreugde kunnen we mededelen dat een 4-tal Heren te kennen hebben gegeven de functies van Voorzitter en Secretaris gezamenlijk uit te voeren. Daarom stellen wij voor Rob Snel – Wim Kok – Eric Wielens en Wim ten Asbroek te benoemen als Voorzitter en in casu als Secretaris.

De werkzaamheden van de Ledenadministratie (Piet van der Slik) zullen worden overgenomen door Marcel te Huurne die gebruik zal gaan maken van de nieuwe KNLTB-App Software waarvan wij een abonnement hebben afgesloten en voor de leden is een App beschikbaar.

Volgens Rooster is Koen Eijsink aftredend maar is herkiesbaar.

Kandidaatstelling door leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring vergezeld van bereidverklaring van de gestelde kandidaat en dit uiterlijk 3 dagen voor de A.L.V.-2017

Namens het Bestuur van TC Haaksbergen.

Johan Noordink, (Secretaris)

Januari 2017